Betriebsmittel in Excel verwalten: Wann die Liste reicht und wann Software besser ist
Die meisten Betriebe fangen mit einer Excel-Tabelle an: Inventarnummer, Gerät, Standort, vielleicht noch der nächste Prüftermin. Solange der Bestand klein ist und eine Person die Liste pflegt, kommt man damit gut zurecht. Schwierig wird es, wenn Geräte zwischen Baustellen wandern, mehrere Leute eintragen und Prüffristen dazukommen. Hier lesen Sie, was eine gute Excel-Liste enthält, an welchen Stellen sie im Alltag hakt und wie Sie Ihre Daten in eine Betriebsmittelverwaltungssoftware übernehmen.
So sieht eine brauchbare Betriebsmittelliste in Excel aus
Pro Betriebsmittel eine Zeile, und mindestens diese Spalten:
- Inventarnummer
- Bezeichnung, Hersteller, Typ und Seriennummer
- Kategorie, z. B. Elektrowerkzeug, Leiter oder Fahrzeug
- Standort oder Baustelle
- verantwortlicher Mitarbeiter
- Kaufdatum und Ende der Gewährleistung
- letzte Prüfung, nächste Prüfung und Prüfer
- Zustand und Bemerkungen
Wann Excel ausreicht
Ein kleiner Betrieb mit überschaubarem Bestand, einer verantwortlichen Person im Büro und wenigen prüfpflichtigen Geräten kommt mit einer gepflegten Liste oft aus. Excel ist meist schon vorhanden, jeder kann es bedienen, und mit einer bedingten Formatierung färben sich fällige Prüftermine rot.
Wo die Excel-Liste im Alltag hakt
Wer hat gerade den Bohrhammer?
Die Liste kennt nur, was jemand eingetragen hat. Gibt ein Monteur ein Gerät auf der Baustelle an einen Kollegen weiter, ändert das selten jemand sofort in der Datei. Dann wird telefoniert und gesucht, und manches Gerät wird ein zweites Mal gekauft, weil das erste nicht auffindbar ist.
Prüftermine ohne Erinnerung
Excel verschickt von sich aus keine Erinnerungen. Dafür braucht es Makros oder Zusatzdienste wie Power Automate. Ohne sie muss jemand regelmäßig in die Liste schauen, und in vollen Wochen fällt genau das als Erstes weg. Welche Fristen für Elektrogeräte, Leitern oder Fahrzeuge gelten, steht in unserem Beitrag zu den DGUV-Prüfpflichten für Betriebsmittel.
Der Nachweis auf der Baustelle
Wird ein prüfpflichtiges Arbeitsmittel an wechselnden Orten eingesetzt, muss am Einsatzort ein Nachweis über die letzte Prüfung vorliegen (§ 14 Abs. 7 BetrSichV). Die Excel-Datei auf dem Rechner im Büro hilft dem Polier vor Ort dabei wenig.
Versionen und Zugriffsrechte
Mit Microsoft 365 können mehrere Personen gleichzeitig in derselben Datei arbeiten. In vielen Betrieben kursieren trotzdem Kopien per E-Mail. Wer welche Zeile geändert hat, lässt sich kaum nachvollziehen, und wer die Datei öffnen darf, darf meist auch alles darin ändern.
Keine Historie
Die Liste zeigt den aktuellen Stand. Wer das Gerät vorher hatte, welche Mängel es gab und wie oft es in der Reparatur war, geht beim Überschreiben verloren. Diese Historie brauchen Sie, wenn Sie Prüffristen anhand der Fehlerquote verlängern wollen.
Excel und Betriebsmittelverwaltungssoftware im Vergleich
| Excel-Liste | Betriebsmittelverwaltungssoftware | |
|---|---|---|
| Kosten | meist im Office-Paket enthalten | monatliche Lizenz |
| Gerät finden | so aktuell wie der letzte Eintrag | Entnahme und Weitergabe per App |
| Kennzeichnung | Inventarnummer von Hand | Barcode- oder QR-Etikett zum Scannen |
| Prüftermine | Kontrolle von Hand oder Makro | automatische Erinnerung |
| Prüfberichte, Anleitungen | in separaten Ordnern | direkt am Betriebsmittel |
| Historie | wird überschrieben | wird gespeichert |
| Zugriffsrechte | pro Datei | pro Benutzer und Rolle |
In fünf Schritten von Excel zur Software
- Liste bereinigen. Doppelte Einträge und ausgemusterte Geräte löschen, jedem Betriebsmittel eine eindeutige Inventarnummer geben.
- Kategorien festlegen. Einheitliche Kategorien und Typen machen das Filtern und die Prüfplanung später einfacher.
- Prüfintervalle ergänzen. Für jede Kategorie Prüfart und Intervall aus Ihrer Gefährdungsbeurteilung eintragen.
- Daten importieren. Craftcloud übernimmt Ihre Excel- oder CSV-Liste, unser Team hilft beim Import.
- Geräte kennzeichnen. Barcode- oder QR-Etiketten anbringen, damit Ihre Mitarbeiter Geräte per App entnehmen und weitergeben können.
Betriebsmittel mit Craftcloud verwalten
In der Betriebsmittelverwaltung von Craftcloud sehen Sie, wo ein Gerät gerade ist, wer es hat und wann die nächste Prüfung fällig ist. Prüfungen und Wartungen planen Sie im Modul Prüfung & Wartung, Handwerkzeug und Elektrowerkzeuge in der Werkzeugverwaltung, Verbrauchsmaterial in Artikel & Lager. Die Lizenz richtet sich nach der Zahl der Benutzer und Betriebsmittel und ist monatlich kündbar.
Allgemeine Gründe gegen Excel als Verwaltungswerkzeug, von Datensicherheit bis Auswertungen, finden Sie im Beitrag 7 Gründe, warum Excel als EDV-Tool ausgedient hat. Weitere Ratgeber sammeln wir unter Digitalisierung im Handwerk.
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