Warum ein Handwerker seine Betriebsmittel verwalten sollte
Was ist ein Betriebsmittelverwaltungssystem?
Auf welcher Baustelle befindet sich eigentlich die Duplexwalze? Wohin verschwinden immer meine Werkzeuge? Darf die Betonsäge noch benutzt werden oder ist sie reif für die Wartung? Solche und ähnliche Fragen sind Ihnen als Handwerker oder Leiter eines handwerklichen Betriebs sicher nicht fremd – und nicht immer findet sich auf jede Frage schnell eine Antwort.
Um die allgemeine Digitalisierung auch in Ihrem Betrieb voranzutreiben und Arbeitsabläufe zu vereinfachen, wurden zahlreiche webbasierte Systeme für die Verwaltung von Betriebsmitteln entwickelt. Diese bieten Unterstützung in allen Bereichen des Betriebsmittelmanagements. Dazu gehören neben der Verwaltung von Geräten, Werkzeugen und Materialien die Dokumentation von Prüfterminen und Sicherheitszertifikaten sowie die automatisierte Inventur im Lager, an Fahrzeugen und auf der Baustelle. Ein solches Verwaltungssystem hilft Ihnen als Handwerker, den Überblick über alle Arten von Betriebsmitteln zu behalten – und das ganz unabhängig von der Herstellerfirma. Ein weiterer Vorteil ist, dass Prüf- und Wartungstermine stets im System vermerkt sind und so nicht mehr in Vergessenheit geraten können.
Warum ist eine Betriebsmittelverwaltung in der Cloud sinnvoll?
Einige Gründe sprechen dafür, ein Betriebsmittelverwaltungstool zu nutzen. Die verschiedenen Anbieter versprechen möglichen Kunden eine nachhaltige Steigerung der Produktivität und Arbeitssicherheit im Unternehmen, doch ist das wirklich so? Welche konkreten Vorteile bringen die digitalen Systeme im Arbeitsalltag? Wir haben nachgeforscht, über welche Funktionen die gängigen Tools verfügen und welche Vorteile sich daraus für Handwerker ergeben.
Höhere Produktivität
Fehlen schon wieder wichtige Werkzeuge im Lager? Welche Geräte stehen zurzeit ungenutzt auf der Baustelle herum? Verwaltungssysteme für Betriebsmittel zeigen Ihnen zu jedem Zeitpunkt genau an, wo sich Ihre Maschinen und anderen Arbeitsmittel befinden. In einer Cloud sind alle Standorte gespeichert und werden automatisch aktualisiert, so dass Sie keine Zeit mehr damit verlieren, nach Arbeitsmitteln zu suchen oder diese zu ersetzen. Darüber hinaus registriert das System, welche Geräte in welcher Menge vorhanden sind und wie lange sie schon genutzt werden. Eine passgenaue Kontrolle und Planung der Lagerbestände und des Verschleißes sowie das Besorgen von Nachschub sind so problemlos möglich. Auch die Frage, wie viel Verbrauchsmaterial, beispielsweise Schmierstoffe oder Baustoffe, noch auf Lager sind, ist mit einem Blick ins System schnell geklärt.
Mehr Arbeitssicherheit
Wann steht die nächste Wartung für ein bestimmtes Gerät an? Wann sollte Mitarbeiter A seine Zertifikate und Schulungen erneuern? Welche Geräte sind noch sicher zu benutzen? Die zentrale Betriebsmittelverwaltung beantwortet solche Fragen im Handumdrehen. Dabei müssen die Informationen nicht mehr mühsam händisch in Excel-Tabellen oder umständliche Aktenordner eingetragen werden, sondern befinden sich jederzeit griffbereit in der Cloud. Sie erhalten so nicht nur einen Überblick über die Wartungstermine aller Werkzeuge, sondern dem Geräteverantwortlichen werden Terminerinnerungen für nötige Wartungen und Prüftermine zugestellt. So wird die Ausgabe von ungeprüften Geräten verhindert. Die nach der Betriebssicherheitsverordnung lückenlose Dokumentationspflicht der Prüfhistorie Ihrer Betriebsmittel wird zum Kinderspiel.
Überblick über den Gerätepark
Wissen Sie, wie viele und welche Geräte Sie besitzen? Mit einem Betriebsmittelverwaltungstool sorgen Sie auch hier für mehr Effizienz und weniger Verluste. Das Tool verschafft Ihnen nicht nur einen detaillierten Überblick über die Geräte in Ihrem Besitz, sondern Sie erhalten außerdem Informationen dazu, welche Geräte häufig genutzt werden und welche nicht so oft im Einsatz sind. Egal, ob Fahrzeuge oder andere Maschinen, Werkzeuge oder weitere Arbeitsmittel – so fällt es ganz leicht, Ihre Lagerbestände an Ihre tatsächlichen Bedarfe anzupassen.
Welche Funktionalitäten bietet eine digitale Betriebsmittelverwaltung?
Wie funktioniert das System nun konkret und mit welchem Funktionsumfang können Sie rechnen? Moderne Betriebsmittelverwaltungstools sind mit einem Bluetooth-Tracking-System ausgestattet. Nur so nämlich ist es möglich, zu jedem Zeitpunkt und ganz genau zu lokalisieren, wo sich welches Arbeitsgerät gerade befindet. Einfacher geht es dabei kaum: Die Betriebsmittel – beispielsweise Werkzeuge, Geräte oder Verbrauchsmittel – werden mit Sendern ausgestattet, die eine einzigartige ID-Nummer haben. Bei diesen Sendern handelt es sich um Smart Tags beziehungsweise Smart Labels, die Barcode- und RFID-Technologien nutzen. Die Aufkleber senden rund um die Uhr ein Bluetooth-Signal und haben in der Regel eine Reichweite von bis zu 30 Metern. Über die App des jeweiligen Tools können Sie nun zu jedem Zeitpunkt die exakten Standorte aller erfassten Geräte einsehen. All das wird über eine auf einer Cloud basierende Software möglich, auf die Sie 24 Stunden am Tag zugreifen können.
Doch nicht nur eine schnelle Inventur Ihrer Lagerbestände, am Einsatzort oder am Einsatzfahrzeug ist mit einer Software für die Verwaltung von Betriebsmitteln schnell und ohne viel Aufwand möglich. Auch die Arbeit, die mit der Verwaltung Ihrer Sicherheitsdokumente verbunden ist, vereinfacht sich und spart so Zeit und Geld. Die Folge ist eine höhere Arbeitssicherheit für Sie und die für Sie tätigen Handwerker. Das System speichert und verwaltet alle Sicherheitsdokumente, die für wiederkehrende Prüfungen, beispielsweise die Prüfung der DGUV Vorschrift 3, nötig sind. Besonders praktisch ist auch, dass die Software einmal vermerkte Service- und Reparaturintervalle im Blick behält und rechtzeitig an diese erinnert. Auch wichtige Schulungen oder Zertifikatserneuerungen, die von Zeit zu Zeit anstehen, können so digital verwaltet werden und geraten nicht mehr so schnell in Vergessenheit.
Mit einer modernen Software für die Betriebsmittelverwaltung wird das Management von Geräten, Arbeitsmitteln und Verbrauchsmaterialien sowie Gerätedokumenten und Zertifikaten, aber auch Prüf- und Wartungsterminen enorm vereinfacht. Zeit und Geld werden eingespart.
Das Produkt der meisten Anbieter umfasst dabei neben der Software die nötigen Hardware-Komponenten für das Bluetooth-Tracking sowie Service und Beratung. Während es sich bei der Hardware um baustellentaugliche Smart Tags handelt, die problemlos an jedem Betriebsmittel befestigt werden können, erlauben die zugehörige Software und Cloud Ihnen einen sicheren Zugang zu Ihren Daten, egal ob per App oder am PC. Unterstützung erhalten Sie bei nahezu allen Anbietern durch eine Vor-Ort-Beratung. Das System wird vom anbietenden Unternehmen bei Ihnen eingerichtet, gemeinsam werden Daten hochgeladen und Ihre Betriebsmittel erfasst. Außerdem werden Sie und Ihre Mitarbeiter in der Anwendung des Tools geschult und auch später bei nötigen Systemanpassungen unterstützt. Viele Unternehmen bieten einen 24-Stunden-Kundenservice an, damit wichtige Fragen jederzeit geklärt werden können.
Welches Einsparpotenzial bietet die Verwaltung von Betriebsmitteln in der Cloud?
Wussten Sie, dass sich 75 Prozent aller Unternehmen mit der Verwaltung von Zertifikaten und Prüfterminen schwer tun? Dass Handwerker monatlich ungeheuer viel Zeit mit der Betriebsmittelsuche verbringen? Dass in vielen Betrieben Geräte einfach verloren gehen, weil niemand sie auf dem Schirm hat?
Allein diese Fakten zeigen, dass ein System zur Betriebsmittelverwaltung, das einen Überblick über die Werkzeugverfügbarkeit, nicht betriebsbereite Werkzeuge, anstehende Wartungstermine und den Verbrauchsmaterialbestand bietet, nur vorteilhaft sein kann.
Welche konkreten Vorteile hat es für Sie, wenn Sie Ihre Betriebsmittel-Bestände – sowohl im Lager als auch auf der Baustelle – anpassen und optimieren?
- Mehr Produktivität und Arbeitssicherheit: Aufgaben können mit auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Gerätebeständen sowie Geräten, die regelmäßig gewartet werden, schneller und mit mehr Sicherheit erledigt werden.
- Weniger Ausfallzeiten: Das Aufstocken Ihres Geräteparks durch Geräte, die häufig gebraucht werden, führt dazu, dass für jede Aufgabe genau das richtige Gerät vorhanden und nicht vergriffen ist. Das wiederum hat zur Folge, dass Aufgaben zuverlässiger erledigt werden und es zu geringeren Ausfallzeiten wegen Reparaturen oder Wartungen kommt.
- Schlanker Bestand: Der Gerätepark bleibt übersichtlich, wenn zu jedem Zeitpunkt klar ist, wie viele Geräte welchen Typs vorhanden sind. Doppelanschaffungen werden durch die bessere Planbarkeit vermieden.
- Sinkende Kosten: Da der Verwaltungsaufwand sowie der Aufwand für das Beschaffen geeigneter Geräte langfristig kleiner sind, sinken auch versteckte beziehungsweise indirekte Gerätekosten. Ebenso verringern sich Reparaturkosten sowie Mieten für Ersatzgeräte mit der Zeit.
Fazit: Warum die Anschaffung eines Systems zur Betriebsmittelverwaltung nur Vorteile bringt
Als Handwerker haben Sie mit einer cloudbasierten Software, die den Überblick über Ihre Betriebsmittel behält, alles Wichtige im Blick. In Form vordefinierter Berichte erhalten Sie alle relevanten Infos zu aktuell entliehenen sowie noch im Lager verfügbaren Werkzeugen, Entnahmen aus dem Verbrauchsmittellager, Wartungsterminen und anstehenden Reparaturen. Die Informationen können nach Zeitraum, Mitarbeiter und Einsatzort beziehungsweise Baustelle abgerufen werden. Viele Softwares bieten sogar eine Bestellvorschlagsliste für das Materiallager.
Sparen Sie Zeit und Geld und fokussieren Sie sich wieder auf Ihre eigentliche Aufgabe – zuverlässiges Arbeiten für den Kunden. Nutzen auch Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung. Die Betriebsmittelverwaltung wird so fast zur Nebensache.
