Warum Handwerker die die Digitalisierung jetzt nicht anpacken, auf der Strecke bleiben
Unsere Arbeitswelt befindet sich allgemein im Umbruch. Vieles von dem, was gestern noch alltäglich war, wirkt heute aus der Zeit gefallen. Die Effekte zeigen sich praktisch überall: zum Beispiel im Handel, in der Industrie, im Gesundheitswesen, in der Transportbranche und bei Behörden. Nur in zahlreichen Handwerksbetrieben scheint die Zeit im Schneckentempo abzulaufen. Handwerksunternehmen geben sich oft weiterhin gern traditionell. Ihre Arbeitsabläufe spielen sich überwiegend oder sogar komplett analog ab. Zeitaufschub für ein analoges Dasein im Handwerk wird es jedoch künftig nicht mehr lange geben. Jetzt ist endgültiges Handeln angesagt! Dieser Weckruf ist überaus ernst gemeint. Wer ihn überhört, riskiert seine berufliche Existenz.
Inzwischen ein Muss für jeden Handwerksbetrieb: die eigene Webseite
Noch immer ist es durchaus normal, wenn ein Handwerksbetrieb nicht mit eigener Webseite im Internet vertreten ist. Oder die Internetpräsenz enthält kaum Inhalte und wirkt sichtlich halbherzig gepflegt. Hier fehlt offensichtlich einer Menge Handwerkern das Bewusstsein für die enormen Vorteile einer eigenen Firmenwebseite. Nicht wenige von ihnen schalten zwar regelmäßig teure Werbeanzeigen und Prospekte in Printmedien sowie Werbespots im Radio, blenden allerdings das Internet als Werbemittel aus. Damit verschenken sie bares Geld, denn Werbung im Internet ist dauerhafter und günstiger als immer wieder neu gekaufte Printwerbung. Beide Veröffentlichungskanäle ergänzen sich gut: neue und ständige Sichtbarkeit online sowie parallel gelegentlich oder regelmäßig Printwerbung.
Längst ist das Internet in der Gesellschaft angekommen. Ein Großteil der Menschen informiert sich inzwischen bei Alltagsfragen ganz selbstverständlich online, seien es Angebote im Supermarkt, Arzttermine oder eben auch Handwerkerleistungen. Wer im Internet vertreten ist, hat eindeutig die Nase vorn. Eine eigene Webseite ist auch im Handwerk ein klarer Wettbewerbsvorteil. Die typische Online-Suchanfrage nach einem Handwerker lautet beispielsweise: „Glaser in Hamburg“. Für die Anzeige entsprechender Handwerksbetriebe orientiert sich die Suchmaschine bevorzugt an Webseiten von Handwerkern. Einträge in Telefonbüchern und Adressverzeichnissen spielen hier eine untergeordnete Rolle. Handwerksbetriebe ohne eigene Website erscheinen in der Ergebnisanzeige ganz weit hinten – dort, wo praktisch niemand mehr hinsieht. Ohne Webseite ist ein Betrieb quasi tot – zunächst virtuell für die Suchmaschinen, später auch im realen Leben.
Alteingesessene Handwerksbetriebe erwähnen gern, dass sie einen großen Kreis treuer Stammkunden haben oder eng mit Behörden zusammenarbeiten. Doch oft altern Stammkunden gemeinsam mit dem Handwerksunternehmen, während jüngere Generationen bei der Beauftragung von Handwerksbetrieben eher mal wechseln und außerdem in der heutigen globalisierten Welt häufiger an andere Orte umziehen. Ebenso wenig sind heutige regelmäßige Aufträge von Behörden eine Absicherung für die Zukunft, denn auch Behörden setzen Steuergelder heutzutage preisbewusster ein als einst. Der Verzicht auf die eigene Handwerker-Website darf ab sofort als grobe unternehmerische Fahrlässigkeit gelten.
Die ideale Handwerker-Webseite
Je sorgfältiger die Handwerker-Webseite erstellt wird, desto mehr Erfolg bringt sie dem Unternehmen. Unter den Handwerker-Webpräsenzen befinden sich neben überaus gelungenen Auftritten leider auch kaum zielführende Gegenbeispiele. Wer betrachtet schon gern ein langweiliges oder gar abschreckendes Design? Wem nützt eine Webseite, die mit Inhalten geizt und deren Navigation eine Zumutung ist? Wie wenig Professionalität strahlt eine Webseite aus, der man sofort ihr von Laien bearbeitetes Baukastensystem ansieht? Die Investition in den fachkundigen Aufbau einer handwerklichen Online-Vertretung lohnt sich unbedingt. Sie wird sich anschließend durch mehr Aufträge im Wortsinne auszahlen!
Bereits mit Programmen wie WordPress lassen sich gelungene überzeugende Webseiten einrichten. Gut gestaltete Seiten von Kollegen dürfen gern als Inspirationsquelle dienen, doch natürlich niemals kopiert werden.
Wer mag, setzt auf dem frisch erstellten Online-Auftritt nach entsprechender Anleitung anschließend selbst seine Inhalte ein. Es gibt aber ebenso Texter oder virtuelle Assistenten, die den Job erledigen. Neue Leistungsangebote oder geänderte Geschäftszeiten sind ohnehin Anlässe zur Aktualisierung einer Seite im Internet. Darüber hinaus sollten regelmäßig neue oder überarbeitete Inhalte erscheinen. Seitenbetreiber richten sich dafür gern auf ihrer Webseite ein sogenanntes Blog ein: Dort erzielen sie Interessantes aus ihrem Arbeitsalltag, erklären ihre Leistungen näher und schweifen zu nahe liegenden Themen ab wie Koch- oder Backrezepte bei einem Reparaturbetrieb für Hausgeräte, Neuigkeiten aus der Modewelt bei einer Schneiderei oder Tipps zur Möbelpflege vom Schreiner. Die großen Internetsuchmaschinen wie Google reagieren positiv auf neue Inhalte und zeigen solche Webseiten weiter vorn in den Suchergebnissen an. Auch der Einsatz bestimmter Schlüsselwörter, der Keywords, begünstigt die leichtere Auffindbarkeit im Internet für Interessenten. Der Fachbegriff für diese Art der Optimierung lautet „SEO“ und ist das Kürzel für den englischen Begriff für „Suchmaschinenoptimierung“.
Eine Webseite ist also weitaus mehr als eine lediglich starre Online-Filiale. Die eigene Webseite gehört heutzutage einerseits zu jedem ernst zu nehmenden Betrieb, muss dabei andererseits mit fachlichem Know-how aufgebaut sein. Auf Webseitenbau spezialisierte IT-ler wissen, worauf es ankommt. Unter anderem von Bedeutung ist dabei das sogenannte „Responsive Webdesign“. Es stellt eine Webseite nicht nur auf dem PC oder Laptop vollständig und attraktiv dar, sondern ebenso auf mobilen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones. Immer mehr Nutzer surfen nämlich inzwischen mobil und bevorzugen dabei natürlich attraktiv angezeigte Seiten.
Interne Verwaltungsabläufe digitalisieren: So geht’s!
Weshalb lernt jemand ein Handwerk? Dafür gibt es mehrere Gründe: Er – oder sie – arbeitet gern mit den Händen, liebt das Tüfteln an Problemen und Ersinnen von Lösungen, hat Freude an selbstgeschaffenen schönen Dingen und tauscht sich gern täglich mit Kunden und Kollegen aus. Niemand ergreift einen Handwerksberuf, weil er Büroarbeiten liebt oder mit der IT-Branche liebäugelt. Buchhaltungs- oder Sekretariatsarbeiten sind für Handwerker meistens ein notwendiges Übel und werden in Excel und Word erledigt. Oft genug werden solche Arbeiten auf die lange Bank geschoben oder regelmäßig nach Feierabend erledigt.
Abhilfe aus dem Dilemma bringt spezielle Handwerker-Software. Ob Kalkulationserstellung, Auftragserteilung, Rechnungen schreiben oder Buchhaltung: Moderne Computersysteme erleichtern diese meist ungeliebten Pflichten erheblich und sparen obendrein Zeit. Von Chefsachen bis zu Mitarbeiterangelegenheiten meistert spezielle Software Arbeits- und Verwaltungsprozesse über PC oder Laptop. Ergänzende Apps sind auf Mobiltelefonen installierbar. In der Cloud lassen sich Dokumente oder Dateien in einem geschützten Raum außerhalb der Festplatte speichern – als zusätzlicher Aufbewahrungsort und zum Bearbeiten von unterschiedlichen Orten und Geräten aus.
Handwerkern steht für die Digitalisierung verschiedene auf ihre Branche spezialisierte Software zur Wahl. Es gibt Handwerkersoftware für den Bedarf soloselbstständiger Handwerker sowie für kleine bis mittelständische Handwerksbetriebe (KMU). Erfahrungsgemäß scheuen viele Handwerker vor allem deshalb die Digitalisierung, weil sie damit einen komplizierten Umstellungsprozess verbinden einschließlich einer langwierigen Einarbeitung in die Software. Wer jedoch auf Digitalisierung umgestellt hat, bereut eher, dies nicht bereits früher getan zu haben. Die vorübergehend investierte Zeit in die Digitalisierung der Abläufe holt ein Handwerksbetrieb anschließend locker wieder herein. Wer weiterhin meint, auf Digitalisierung verzichten zu können, wird irgendwann mehr Zeit haben, als ihm lieb ist.
Angebotskalkulation und Materialverwaltung
Eine Kalkulation per Hand erstellen, mehrmals nachrechnen und anschließend für den Kunden aufbereiten: So umständlich und zeitraubend muss es heute nicht mehr sein. Spezielle Handwerkersoftware erledigt den Job: Einfach Materialmengen, Materialkosten und Arbeitszeit mit Stundenlohn eingeben – das digitale Programm liefert blitzschnell die perfekte Kalkulation.
Rechnungen schreiben
Software für Handwerker enthält ein leicht bedienbares Rechnungsprogramm. Mühelos und im Nu ist nach getaner Arbeit eine ordentliche Schlussrechnung inklusive Erfassung des Zahlungstermins erstellt.
Lagerwirtschaft
In der Handwerkersoftware verwaltete Materialien erleichtern den Überblick. Vorhandene und gelieferte Teile werden im Lagerbestand erfasst. Über die Verknüpfung mit anderen Programmen der Software wird der Materialbestand im Lager laufend aktualisiert und rechtzeitig nachbestellt. Lagerwirtschaft und Bestellwesen werden digital zum Kinderspiel.
Terminplanung
Zur Terminplanung existieren ebenfalls mehrere digitale Programme. Ob Kunden- oder Mitarbeitertermine: Der digitale Terminplaner in der Cloud macht Schluss mit Zettelwirtschaft und präsentiert sämtliche Termine übersichtlich an einem Ort, auf den alle Mitarbeiter vom Büro aus oder sogar von unterwegs Zugriff haben. Ein gutes Programm beherrscht mehr als die Speicherung von Terminen mit kurzen Notizen, Adressen und Telefonnummern. Es speichert auch Fotos, digitale Skizzen und kurze Sprachnachrichten.
Teams organisieren
Handwerkerteams lassen sich über ein digitales Programm ideal organisieren. Arbeitsanweisungen sind online, auch von unterwegs, jedem Teammitglied zugänglich. Alle wissen jederzeit Bescheid über den aktuellen Stand. Informationen laufen nicht mehr aneinander vorbei. Nachfragen erfolgen seltener. Ebenso kann die Zeiterfassung von Mitarbeitern bequem über die Spezial-Software erfolgen.
Fazit
Handwerker, die immer noch ohne Internet und verwaltende Handwerker-Software inklusive Cloud arbeiten, müssen umdenken. Wenn sie weiterhin den Lebensunterhalt in ihrem Beruf verdienen möchten, kommen sie um eine Digitalisierung ihrer Marketing- und Verwaltungsprozesse nicht herum. Die Konkurrenz schläft nicht und verschafft sich mittels Digitalisierung spürbare Wettbewerbsvorteile. Handwerksbetriebe, die sich traditionsbewusst nach dem Motto „Das haben wir immer schon so gemacht!“ der digitalen Zeit verweigern, werden absehbar museumsreif und auf der Strecke bleiben.
