Digitalisierte Betriebsmittelverwaltung: Zukunftsvision mit Mehrwert oder Kurzzeit-Hype?
Wer hat zuletzt die Bohrmaschine benutzt? Wann muss die Waage geeicht werden? Wie viele Schaltafeln sind auf der Baustelle vorhanden? Fragen, die sich Arbeiter aus den verschiedensten Branchen Tag für Tag stellen. Diese Fragen bei der Verwaltung von Betriebsmittel zu beantworten, kostet viel Zeit und Kraft. Beides, Zeit und Kraft, sind insbesondere im Handwerk grundlegend für eine zufriedenstellende Arbeit. Um eine korrekte Verwaltung der Betriebsmittel führt demnach kein Weg vorbei.
Ergo haben sich zahlreiche Anbieter an die Gestaltung von Programmen gewagt, die das Warten und Handhaben mit Bohrmaschine, Waage & Co. vereinfachen sollen. Was die Anbieter eint, ist das Versprechen auf eine einfache, digital geführte und meist via Internet verknüpfte Verwaltung. Doch zwischen Theorie und Praxis liegen bekanntlich Welten. Wir haben das Konzept einiger Anbieter unter die Lupe genommen und gehen der Frage nach, ob sich der Einsatz einer Betriebsmittelverwaltungs-Software wahrhaftig lohnt.
Warum Digitale Betriebsmittelverwaltung mit dem PC alleine nicht reicht
Die Zeiten, in denen die Inventur mit Stift und Zettel getätigt wurde, sind längst nicht vorbei. Es gibt allerlei Malerbetriebe, Fliesenleger oder andere Handwerkszünfte, die an den vermeintlichen Vorzügen der analogen Betriebsmittelverwaltung festhalten oder diese gar nicht erst angehen.
Immerhin: Der Anteil der Betriebe, die ihre Betriebsmittel digital verwalten, wächst! Es kommen seltener Stift und Zettel und häufiger PC und Laptop für die Betriebsmittelverwaltung zum Einsatz. Doch hier endet bereits in vielen Unternehmen aus dem Handwerk, insbesondere dem Baugewerbe, der Fortschritt. Denn zahlreiche Daten werden von Mitarbeitern nach verschiedenen Mustern eingetragen. Es geht also nicht nur darum das mit einem PC gearbeitet wird. Es geht um viel mehr als das!
Datenerfassung – aber richtig
Ein Paradebeispiel für dieses Dilemma stellt die Datumsangabe dar. So wird beispielsweise der 9. Mai 2020 häufig als 09.05.2020 notiert. Nicht selten lassen sich jedoch ebenso Schreibweisen à la 4.05.2020, 4 Mai 2020 oder Mo., 4 Mai 2020 finden. Dieser Wust erschwert eine zielgerichtete Nutzung der Daten und damit der Verwaltung der Betriebsmittel ungemein. Die ist jedoch von größter Bedeutung, denn sollten Arbeitsgeräte oder Schutzausrüstungen nicht sachgemäß kontrolliert werden, drohen mitunter hohe Bußgelder.
Kommt es zu einem Unfall, beispielsweise weil eine Hebebühne nicht gewartet wurde, stellt sich die Versicherung quer und verweigert den Schadensausgleich. Deshalb: Eine digitale Betriebsmittelverwaltung ist einer analogen vorzuziehen – sofern sie nach klaren Vorgaben erfolgt.
Eine Cloud-Software für Alles
Die Nachfrage nach durchdachten und effizienten Verwaltungssystemen für Betriebsmittel hat diverse Konzerne auf den Plan gerufen. Die Google-Suche nach „digitale Betriebsmittelverwaltung“ bringt zum Zeitpunkt dieses Artikels bereits 167.000 Treffer auf den Schirm. Doch Vorsicht: Einige Anbieter versuchen, ihre Kunden an die eigenen Produkte und Services zu binden!
Beispielsweise unterstützen manche Anbieter lediglich die Verwaltung ihrer selbst vermarkteten Produktreihen, also deren eigenen Herstellerspezifischen Geräte und Maschinen oder Sie setzen nur auf deren eigene Tags und Barcodes. Beides stellt die nutzenden Betriebe vor eine große Hürde, denn die Anbieter verlangen mitunter horrende Summen für ihre Geräte, Tags und Sensoren und zwingen einen Hinterrücks über die Nutzung der Software zur Nutzung dieser herstellerspezifischen Geräte! So entscheiden sich viele Interessenten gegen die smarte Unternehmensführung mit einem professionellen Programm und versuchen, in Eigenregie für Ordnung zu sorgen.
Der Entschluss zur „eigenständigen“ Betriebsmittelverwaltung birgt jedoch Gefahren, denn auch im Falle einer gewissenhaften Verwaltung der Betriebsmittel drohen unvorhersehbare Komplikationen. Wird etwa der PC beschädigt, auf dem die Betriebsmittelverwaltung erfolgt, sind die Datensätze verloren. Auch Firmen, die ihre Daten mittels Server oder auf externen Festplatten sichern, sind keineswegs vor Datenverlusten sicher. Von großer Bedeutung ist demnach eine hersteller- und geräteübergreifende Nutzoption. Eine Software, die nur einen Bruchteil der Geräte listet, kann die Betriebsmittelverwaltung nicht nur nicht vereinfachen, sondern verkompliziert sie in der Regel.
Tags und Barcodes unter der Lupe
Ein Herzstück einer jeden Betriebsmittelverwaltungs-Software stellen die Sensoren dar. Diese werden mit einem Spezialkleber auf die Geräte gesetzt, auch Taggen genannt. Die Identifizierung erfolgt entweder per RFID (Radio Frequency Identification), Bluetooth oder dem manuellen Scannen. Die RFID Technik konnte sich leider, trotz vielversprechender Eigenschaften nicht durchsetzen, da die Technik zu teuer und zu unzuverlässig war.
Möglich sind zum Beispiel dank Akku stromunabhängige Nahfunksensoren, die entweder Bluetooth-Signale senden oder mit einem Scan-Code behaftet sind. Auf diese Weise kann jedem Gerät eine ID zugeordnet werden. Der Kunde kann den Umfang seiner sensorbehafteten Geräte beliebig variieren und notfalls den Verwaltungsassistenten wechseln oder zu seinem bisherigen System zurückkehren. Vielversprechend ist hier auch so genannte NFC-Tags, welche zwar auf der RFID Technologie beruht, allerdings nur für eine Nahfeldkommunikation genutzt wird. Sie kennen diese von diversen Systemen wie Schranksystemen im Schwimmbad, Schlüsselschalter und ähnlichem.
All diese Technologien eignen sich für die Identifizierung mit einem mobilen Endgerät (Smartphone/Tablet). Die Nahfunktechniken müssen lediglich aktiviert werden: Begibt sich der Nutzer in die Nähe des Geräts, wird dieses in einer App oder einer cloudbasierten Plattform angezeigt – inklusive Standort und Gerätedetails.
Robust und bewährt: 1D-, 2D-Barcode bzw QR-Code
Altbewährt, robust und funktionell ist natürlich der gedruckte Barcode. Soll der Code gescannt werden, muss die Kamera des Smartphones/Tablets verwendet werden. Diese Alternative bietet Vor- und Nachteile. Einerseits wird der Akku des mobilen Endgeräts geschont und der Barcode selbst ist natürlich komplett stromlos und unkompliziert. Andererseits kostet das Aktivieren der Kamera-App beziehungsweise des Barcode-Identifizierungs-Programms Zeit – ebenso wie der Scan-Vorgang. Dieser gelingt dank der modernen 2D-Struktur, die nahezu alle Anbieter verwenden, mittlerweile immerhin sehr schnell und fehlerfrei. Weiterer Vorteil von Barcodes: Diese sind zu sehr geringen Kosten herstellbar und können ggf. sogar selbst gedruckt werden.
Egal mit welchem Tag oder Barcode: Am Ende können auf Knopf- beziehungsweise Fingerdruck alsdann verschiedenste Informationen in der Betriebsmittelverwaltung abgerufen werden: Der Mitarbeiter sieht, wo sich das Gerät befindet, wann es das letzte Mal gewartet, aufgeladen, gereinigt, geprüft, zertifiziert oder schlichtweg benutzt wurde. Im Falle einer unsachgemäßen Verwendung, die zum Beispiel Gebrauchsschäden nach sich zieht, ist der Verantwortliche rasch ausgemacht.
Auf die Verwendung von Barcodes achten
Bei der Auswahl des Betriebsmittelverwaltungssystems sollte die Gerätekompatibilität beachtet werden. Denn je freier das System genutzt werden kann, desto zahlreicher sind die Funktionen und desto flexibler gelingt der Einsatz. Ein Anbieter, der keine eigens produzierten Geräte zur Verfügung stellt oder zumindest deren Einsatz offen lässt, ist zu bevorzugen. Insbesondere sollte das System die Verwendung von Barcodes unterstützen, da diese die einfachste und bewährteste Methode darstellen.
Die Cloud-Software macht’s
Sind die Betriebsmittel mit Tag oder Barcode identifiziert, erfolgt der nächste Schritt: Die Informationen über die Geräte müssen eingetragen/abgerufen werden. Hier sind Nutzer im Vorteil, die auf keine zusätzliche zu installierende Software zurückgreifen müssen, sondern eine Cloud Software nutzen können. Die Daten werden in diesem Fall via Internet-Browser, beispielsweise Firefox oder Chrome oder einer App, aufgerufen. Es ist demnach keine Installation einer Software nötig, sondern lediglich eine Verbindung zum Internet! Auf diese Weise gelangen keine Fremdprogramme auf das Endgerät und die Privatsphäre des Nutzers wird gewährleistet. Mittlerweile zum Standard erkoren wurde die automatische Synchronisierung: Wird das Ergebnis eines Prüftermins in die Liste eingetragen, steht dieses allen Mitarbeitern zur Einsicht zur Verfügung.
Wer auf die Vorteile einer App nicht verzichten möchte, darf sich diese bei den meisten Anbietern beziehungsweise in den App-Portalen herunterladen. Doch Vorsicht: Die App selbst sollte kostenlos zur Verfügung gestellt werden bzw. im Lizenzpreis enthalten sein. Andernfalls kann der Einsatz auf allen Geräten einen beachtlichen Nebenposten darstellen.
Doch ganz gleich, ob Browser-Zugriff oder App-Verwaltung: Von jetzt auf gleich funktioniert der Einsatz der digital geführten Betriebsmittelverwaltung nicht! Das Taggen der Geräte und Werkzeuge, also das Ausstatten mit Barcode & Co. das Abgleichen mit Prüfkatalogen sowie das Importieren/Exportieren von Datensätzen bedürfen einer Einführung.
So ist zu beachten, dass der Anbieter ein kostenloses Erstgespräch, eine kundenorientierte Implementierung und eine Einführung in die Handhabe anbietet. Und: Vergleichen Sie die Preise! Häufig entpuppen sich Komplettpreise langfristig als preisleistungsstärker, da das Hinzubuchen unzähliger Tarife und Sonderfunktionen wie zum Beispiel die Verwaltung von herstellerfremden Geräten den Preis unvorhersehbar in die Höhe treibt.
Digitale Betriebsmittelverwaltung – Definitiv ein Mehrwert
Mit einer digital geführten Betriebsmittelverwaltung machen Sie einen Schritt in Richtung Arbeitswelt 2.0. Von großer Bedeutung ist jedoch eine hersteller- und geräteübergreifende Kompatibilität. Ebenfalls könnte die Möglichkeit, sowohl eine App als auch einen Browser-Zugang zur Cloud nutzen zu können, eine Rolle bei der Wahl des Anbieters spielen. Die Auslagerung der Daten in eine Cloud ist zudem stets sinnvoll, denn sie entbindet den Kunden von jedweden Problemen und Aufwand mit der Software selbst und deren Betrieb. Näheres über die Betriebsmittelverwaltung von Craftcloud erfahren Sie auf dieser Internetseite.
