Akkuschrauber in Box

Die digitale Betriebsmittelverwaltung – ein Muss für den modernen Handwerksbetrieb

Ob im Bauunternehmen, beim Maurerbetrieb oder im Malergeschäft – im Handwerk ist jede Minute Geld wert. So gilt es keine Zeit zu verlieren. Doch das ist einfacher gesagt, als getan: Stimmt die Verwaltung von Fahrzeugen, Geräten und Maschinen nicht, gehen Zeit und Geld verloren. Das muss nicht sein: Die digitale Betriebsmittelverwaltung lässt Zeit und Geld für das Wesentliche übrig – das Handwerk. Aber wie funktioniert die digitale Betriebsmittelverwaltung und welche Vorteile bietet sie?

Digitale Betriebsmittelverwaltung: die virtuelle Entlastung des Handwerks

Der Einzelhandel tut es. Die Gastronomie tut es. Der Tourismus tut es. Sie alle folgen dem Ruf der Digitalisierung. Nur das Handwerk ziert sich noch ein wenig. Nur zaghaft löst es seine klassischen Strukturen auf. Doch warum eigentlich so zurückhaltend? Digitalisierte Handwerksbetriebe sind schließlich mehr Segen als Fluch.

Alles auf einen Blick: Betriebsmittel clever verwalten

Wo war nochmal gleich der Akkuschrauber?” “Sind alle Geräte für den nächsten Arbeitseinsatz gepackt?“, “Schon wieder ist der Schrauber nicht geladen. Wer hat ihn zuletzt benutzt?” – mehrmals täglich stellen sich Handwerker dieselben organisatorischen Fragen. Das kostet natürlich Zeit. Und mehr noch: Oft lässt sich die Frage nicht einmal richtig beantworten. Nicht selten lässt sich die eine oder andere handgeschriebene Liste nicht richtig entziffern. Selbst Excel-Tabellen sind keine Garantie für ein effizientes Gerätemanagement. Schnell schleichen sich kleine Fehler in die Listen ein oder gehen wertvolle Daten unwiederbringlich verloren. Auch die Aktualität der Excel-Tabellen lässt zu wünschen übrig. Nicht immer werden sie regelmäßig aktualisiert. Sprich: Die Listen sind nur selten auf dem neusten Stand.

Und genau hier kommt die digitale Betriebsmittelverwaltung ins Spiel. Die ausgereiften Systeme, auch als Tool-Tracker oder Werkzeug-Manager bekannt, bringen Struktur in den Alltag von Handwerksbetrieben – und das in Sekundenschnelle. Im Handumdrehen erscheinen alle aktuellen Standorte, Entleiher und Verfügbarkeiten der Betriebsmittel übersichtlich auf einen Blick. Dasselbe trifft auch auf Wartungstermine zu. Gelegentlich gibt die Software sogar Auskunft über den aktuellen Akku-Ladestand. Und das Beste: Die Betriebe können sich sicher sein, dass die Listen stets aktuell sind. Sämtliche Angaben werden automatisch in regelmäßigen Abständen aktualisiert.

Betriebsmittel digital verwalten und bares Geld sparen

Nicht aber nur zeitlich verschaffen digitale Betriebsmanagementsysteme Handwerkern einen bemerkenswerten Vorsprung. Auch finanziell zahlen sie sich aus. Wie kommt es? Wer stets bestens über die Verfügbarkeiten von Arbeitsmitteln Bescheid weiß, kann besser vorausplanen. Ob der Fliesenleger, der Bauunternehmer oder der Maurer – jeder Betrieb behält seine Ressourcen im Blick. Wo früher spekuliert wurde, weiß man heute Bescheid. So treten seltener Materialengpässe und Lieferverzögerungen auf.

Ein weiteres Plus: Die digitalen Systeme beugen den Verlust und Diebstahl von Arbeitsmitteln vor. Wer hat wann wo zuletzt mit den Geräten gearbeitet? Keiner kann diese Frage zuverlässiger beantworten als eine digitale Betriebsmittelverwaltung. Allein dank dieser neu gewonnenen Sicherheit verschafft sich das Handwerk einen erheblichen finanziellen Vorteil. Es gehen weniger Betriebsmittel verloren, es werden weniger Betriebsmittel gestohlen. Bereits für Unternehmen mit acht bis zehn Mitarbeitern und einem Bestand von 50 bis 100 Werkzeugen zahlt sich die Investition innerhalb weniger Wochen aus.

Kinderleichte Benutzung

Und nicht zu vergessen, der Komfort. Da die Handwerker alle wichtigen Informationen jederzeit bequem digital per App abrufen können, behalten sie auch unterwegs im Dienstfahrzeug stets den Überblick. Von handgeführten Listen lässt sich dies leider nicht immer behaupten. Selbst nach minutenlangem Durchforsten der Zettelwirtschaft ist die dringend benötige Information noch immer wie vom Erdboden verschluckt. Es hilft alles nichts. Auf halber Strecke umdrehen, zurück zur Zentrale, vergessene Liste aufsammeln und alles nochmal von vorne – System sieht anders aus.

So komfortabel die Bedienung der Software ist, so einfach ist sie auch. Man muss wahrlich kein Technikfreak sein, um das digitale System bedienen zu können. Ein paar simple Handgriffe sind völlig ausreichend. Ein, zwei Anwendungen und die Grundzüge sitzen perfekt. Selbst ältere Handwerker ohne technisches Know-how sind ruck, zuck mit der einfachen Software vertraut.

Digitales Handwerk – ein Magnet für junge Nachwuchstalente

Sogar die Attraktivität der Firma steigt mit einem digitalen Betriebsverwaltungssystem. Speziell bei jungen, technisch versierten Nachwuchstalenten kommt die Software ausgezeichnet an. Sie macht den Betrieb jung, frisch, modern und fortschrittlich. Er hält nicht an alten, festgefahrenen Strukturen fest, sondern bringt das Handwerk ins Hier und Jetzt. Genau so stellen sich junge Handwerker ihren zukünftigen Arbeitgeber vor. Wenn das kein erster wichtiger Schritt im Kampf gegen den Fachkräftemangel ist.

Wie funktioniert eigentlich eine digitale Betriebsmittelverwaltung?

Das Vorzeigebeispiel des digitalen Betriebsmittelmanagements nennt sich Craftcloud. Hier ist der Name Programm: Der Handwerksbetrieb bekommt eine moderne, hochentwickelte Software an die Hand, die nur mit den fortschrittlichsten Cloud- und Webtechnologien entwickelt wurde.

Craftcloud ist sofort startklar. Eine Installation ist nicht nötig. Sofort ist das intelligente System einsatzbereit. Noch nicht einmal ein eigener Server wird verlangt. Die einzige Voraussetzung ist ein funktionstüchtiges Gerät mit Internetanschluss. Ob Smartphone, Tablet oder PC spielt keine Rolle. Craftcloud macht immer und überall eine gute Figur.

Für die mobile Anwendung ist Craftcloud bestens gerüstet. Moderne Apps für Smartphone und Tablet lassen sich bequem von unterwegs aus bedienen – auch im Dienstfahrzeug. Selbstverständlich ist der Zugriff auch mühelos vom Arbeitsplatz aus möglich. Mit dem Browser stehen dem Handwerksbetrieb umgehend alle wichtigen Funktionen zur Verfügung.

Einfach bedienbare Cloud-Software für Handwerker

Gute Nachrichten für Technikmuffel: Für die Bedienung von Craftcloud ist kein außergewöhnliches technisches Verständnis nötig. Die Software ist einfach, übersichtlich und selbsterklärend gestaltet. Innerhalb kürzester Zeit findet sich der Benutzer von selbst zurecht. Auch die intelligente Benutzerführung trägt einen großen Teil zur Eingewöhnung bei. Dank der smarten Mechanismen gewinnt der Benutzer noch schneller einen Überblick über die Funktionen von Craftcloud.

Und sollte trotz der einfachen Benutzeroberfläche doch einmal etwas unklar sein, besteht kein Grund zur Sorge. Im Zweifelsfall lässt Craftcloud niemanden allein. Jederzeit steht das System dem User mit Rat und Tat zur Seite. Sogar mit Schulungen und Bedienungsanleitungen kann es Usern dienen. Ob zur Verwaltung von Lagerorten und Zuständigkeiten, zu Prüfpflichten- und Terminen oder zur Datennutzung- und Auswertung – für jede Funktion gibt es umfassenden technischen Support.

Dass Craftcloud mitdenkt, beweist es auch bei seiner Aktualisierung. Natürlich bleibt nicht immer alles beim Alten. Das System entwickelt sich weiter – wieder und wieder. Was der User für die Aktualisierung tun muss? Nichts weiter, die Updates und Wartungen führt das clevere System aus eigener Kraft durch. Es braucht keine fremde Hilfe.

Die digitale Verwaltung der Betriebsmittel – und was ist mit der Datensicherheit?

Kein Zweifel: Digital ist gut. Aber ist digital auch sicher? Haben wir nicht schon viel zu oft von Datendiebstahl und Datenverlust gehört? Völlig zu Recht beschäftigt uns das Thema Datensicherheit – natürlich auch bei der digitalen Verwaltung von Betriebsmitteln im Handwerk. Was, wenn private Informationen wie Name, Adresse und Bankverbindungen von Lieferanten oder Werkzeugverleihen in falsche Hände geraten oder gar komplett verloren gehen?

Keine Panik: Bei Craftcloud sind alle Daten in sichern Händen – von der Adresse bis hin zur Bankverbindung. Unbefugte Dritte haben keinen Zugang zu den sensiblen Informationen. Auch der Datenverlust ist kein Thema. Im unwahrscheinlichen Fall eines Serverausfalls, sind die Daten gut gesichert und jederzeit wieder herstellbar. Ein Verlust ist kein endgültiger Verlust.

Für die maximale Datensicherheit orientiert sich Craftcloud an den Prinzipien der Datenschutz-Grundverordnung, besser bekannt als DSGVO. Wenn jemand mit sensiblen Daten umzugehen weiß, dann definitiv Craftcloud.