Cloud-Software für Handwerker: die bessere Lösung?
Das Handwerk ist ein eher bodenständiges Gewerbe, in dem Neuerungen langsamer Einzug halten als in anderen Branchen. Dennoch: Die Digitalisierung hält auch dort Einzug und erleichtert den Umgang mit dem Tagesgeschäft. Warum Sie vor allem Cloud-Software erwägen sollten, wenn Sie die Modernisierung Ihrer eigenen IT planen, erfahren Sie jetzt.
Cloud-Software? Was soll das denn sein!
Klären wir zunächst, worum es hier überhaupt geht: Software von Cloud-Anbietern unterscheidet sich hinsichtlich der Funktionalität gar nicht so groß von Programmen, die Sie auf Ihren eigenen Computern installieren. Der große Unterschied zu „normaler“ Software besteht daher nicht in der Funktion dieser Anwendungen, sondern in ihrer Natur: Cloud-Programme befinden sich nicht auf Ihrem Computer, sondern auf den Geräten des Anbieters. Sie rufen die Software dann einfach über Ihren Browser auf. In der Praxis heißt das, dass Sie zum Beispiel auf www.kundenverwaltung.de (diese Seite existiert nicht und dient nur als Beispiel) gehen würden, um ein Programm für die Verwaltung Ihrer Stammkunden aufzurufen.
Mit anderen Worten: Sie lagern alle Programme, die Sie täglich benutzen, ins Internet aus. Sie brauchen keine eigene Software mehr – wie vielleicht Microsoft Word oder Excel –, sondern verlassen sich auf das Angebot eines anderen Anbieters. Im Fachjargon wird dies auch als SaaS bezeichnet: Software as a Service. Anstelle eines teuren, einmaligen Kaufs von Programmen, würden Sie stattdessen Software mieten. Das hat viele Vorteile, aber auch einige Nachteile – und darauf gehen wir im nächsten Abschnitt genauer ein.
Vorteile der Software in der Cloud
SaaS als Konzept verbindet mehrere Vorteile, die unter anderem wie folgt aussehen:
- Da Sie keine Software installieren müssen, sondern sie auf den Geräten des Anbieters installiert ist und nur von Ihnen aufgerufen wird, ist jedes neue Gerät in Ihrem Betrieb sofort einsatzbereit. Damit entfallen für Sie als Handwerker langwierige Installationsprozesse.
- Sie müssen keine Zeit und Energie aufwenden, um Ihre Programme zu aktualisieren. Da Sie die Software mieten, kümmert sich der Bereitsteller beispielsweise um Sicherheitsupdates oder auch neue Funktionen. Das nimmt Ihnen im Laufe der Zeit viel Arbeit ab.
- Sie können keine wichtigen Daten verlieren, da diese in der Cloud gespeichert werden. Ihre eigenen Geräte können immer kaputtgehen oder vielleicht fangen Sie sich auch einen Virus ein, der Daten vernichtet. Durch Software as a Service sind Ihre Daten hingegen sicher.
- Die Kosten sind leichter zu stemmen, da Sie die Software mieten und nicht kaufen. Der teilweise sehr hohe Einkaufspreis für Programme für Handwerker entfällt damit. Stattdessen entrichten Sie monatlich einen überschaubaren Betrag, mit dem Sie gut planen können.
- Sie können auch dann arbeiten, wenn Sie nicht im Büro sind: Rufen Sie von unterwegs einfach das Programm im Browser auf und beginnen Sie mit der Arbeit. Ob Sie zu Hause, im Büro oder auch bei einem Kunden sind, spielt überhaupt keine Rolle.
Der Markt ist darüber hinaus sehr breit aufgestellt. Es existieren sowohl Programme, die speziell auf Handwerker und ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind – etwa für die Planung von Aufgaben im Malereigewerbe, Hoch- oder Tiefbau, Gartenplanung, Elektrotechnik und vieles mehr –, als auch Tools für eher bürokratische Anliegen. Sprich: Kundenverwaltung, Rechnungserstellung, Inventarlisten und so weiter. Die Digitalisierung und die damit verbundene Cloud macht es auch einem Handwerker leichter, sich auf das Tagesgeschäft zu konzentrieren.
Die Arbeitsgeschwindigkeit: in der Regel kein Problem
SaaS bedeutet, dass die Software für Sie in der Cloud bereitgestellt wird – also auf externen Geräten, die Sie über Ihren Browser erreichen. Das heißt, dass Informationen immer hin und her übermittelt werden müssen. Das dauert natürlich einige Sekundenbruchteile, sodass die Arbeitsgeschwindigkeit in der Regel nicht ganz mit Software mithalten kann, die Sie direkt auf Ihrem Gerät speichern.
Dabei handelt es sich aber vor allem um theoretische Nachteile, denn in der Praxis sollten Sie keine nennenswerten Einschränkungen erleben. Auch hochspezialisierte IT-Betriebe, in denen wirklich moderne Infrastruktur steht, kommen mit Cloud-Software mehr als gut zurecht. Daher sollte es für die im Vergleich niedrigeren Anforderungen von Handwerksbetrieben auch immer ausreichen.
Klingt gut – aber komme ich damit zurecht?
Selbstverständlich müssen Sie sich umstellen, wenn Sie eine neue Software in den täglichen Arbeitsablauf integrieren. Der Weg, um etwa für einen Kunden eine Rechnung zu erstellen, wird sich verändern. Davon abgesehen handelt es sich bei Cloud-Software aber nicht um kompliziertere Programme als bei „normalen“ Anwendungen.
Oft ist auch das Gegenteil der Fall: Da Software dieser Art oft sehr genau auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten ist, gehen viele Arbeitsabläufe nach einer gewissen Eingewöhnungszeit schneller von der Hand. Statt eines sehr umfangreichen Programms wie Excel, das einen immensen Programmumfang mitbringt, setzen Sie stattdessen auf ein kleines, intuitiv nutzbares Tool für Ihre Rechnungen.
Daher gilt: Nach einer Eingewöhnungsphase sollten Sie mit den Änderungen durch den Umstieg auf SaaS gut zurechtkommen. Wer aktuell einen Computer und typische Programme bedienen kann, wird dies auch bei Cloud-Software problemlos hinbekommen.
Nachteile der Cloud: unbegründet oder nicht?
Nicht verschweigen wollen wir, dass auch Software as a Service nicht der Heilige Gral ist und natürlich Schwierigkeiten auftreten können. Beispielsweise sind Sie permanent auf eine stabile Internetanbindung angewiesen. Fällt bei Ihnen aus irgendeinem Grund die Internetverbindung aus, können Sie die meisten Dienste in der Cloud auch nicht nutzen, da Sie Ihre Software gar nicht erreichen. Ob das wirklich ein gravierendes Problem darstellt, sei dahingestellt: Wenn Sie in Ihren Büros normalerweise keine Ausfälle zu verzeichnen haben, wird sich daran natürlich auch durch die Umstellung auf SaaS nichts ändern.
Schwerwiegender und auch in der Öffentlichkeit immer wieder diskutiert ist hingegen die Frage nach den Daten: Da Sie Software mieten und auf den Servern anderer Unternehmen nutzen und auch Ihre Daten dort speichern, geben Sie natürlich die eigenen Informationen aus der Hand. Das können vielleicht recht sensible Kundendaten sein, aber auch finanzielle Informationen oder etwa Rechnungen können sich darunter befinden. In der Regel möchten weder Handwerker noch irgendwelche anderen Betriebe diese Informationen in anderen Händen sehen.
Hier raten wir Ihnen dazu, selbst zu überlegen, welche Daten Sie auslagern können und welche nicht. In der Cloud können Sie natürlich Ihre Rechnungen speichern – aber niemand zwingt Sie dazu. Sie können also problemlos wirklich heikle Daten in Ihrem Betrieb auf eigenen Geräten lassen und nur diejenigen Aufgaben an Cloud-Software auslagern, die weniger sensibel sind. So sorgen Sie für Datensicherheit, wo es darauf ankommt und können gleichzeitig die vielen bereits genannten Vorteile von Software as a Service trotzdem nutzen – und Sie wären nicht der erste Betrieb, der auf diese Weise zweigleisig fährt.
Was passiert, wenn etwas nicht funktioniert?
Wenn Sie Software mieten, haben Sie den Vorteil, dass Sie den Support gleich dazubekommen. Die Anbieter der Software sind natürlich Ihr Ansprechpartner – und da Sie monatlich für diesen Dienst bezahlen, können Sie sich in der Regel auch auf einen schnellen, hilfreichen Service verlassen. Es kann gut sein, dass dies für Sie eine Verbesserung darstellt: Wahrscheinlich befragen Sie bei Problemen mit Ihrer Software im Moment eine Suchmaschine, um Ihr Problem vielleicht zu lösen. Das dauert und führt oft auch nicht zum Erfolg. Verlassen Sie sich als Handwerker hingegen auf ein bestimmtes Unternehmen, das Ihre Software bereitstellt, wissen Sie immer, wer Ihr Ansprechpartner ist.
Fazit: auch Handwerker profitieren von der Cloud
Software mieten bringt zahlreiche Vorteile mit sich – etwa in den Bereichen der Nutzbarkeit, der Finanzierung, der Erreichbarkeit und der Verwaltung. Voll und ganz können Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren, während Sie aufwendige Software einfach an einen vertrauenswürdigen Dienstleister auslagern. In der Praxis führt Cloud-Software auf diese Weise zu weniger IT-Aufwand und einer gesteigerten Produktivität. Indem Sie sich an einen Dienstleister aus Deutschland wenden, nehmen Sie außerdem dem Problem der Datensicherheit den Wind aus den Segeln. Ausprobieren lohnt sich in jedem Fall!
